Avant l’évènement : préparer la prospection commerciale

Voici une CHECK LIST pragmatique des actions à réaliser et questions à se poser AVANT

1. Définir un OBJECTIF

Vous serez content si vous avez obtenu quoi à l’issue de cet évènement ?

Beaucoup de dirigeants ou de directeurs commerciaux répondent chiffre d’affaires à cette question.

C’est oublier qu’il faudra entre 8 et 20 contacts avec la même cible de commerce international avant de finaliser une affaire et de facturer.

Vous pouvez donc avoir besoin de beaucoup de choses qui sont des étapes cruciales pour la réalisation des vos opportunités commerciales et qui seront des critères de réussites de votre évènement :

– nombre de visites

– type de visitorat : qui voulez-vous voir ?

– que voulez-vous obtenir de vos visiteurs : des informations sur le marché, un contact, un rendez-vous, une commande, etc

2. Faire CONNAÎTRE votre participation

Le meilleur pour cela est de savoir quels médias et sources d’information utilisent vos cibles commerciales et prescripteurs :

– quelle PRESSE professionnelle lisent-ils ?

– sur quels RESEAUX SOCIAUX sont-ils ?

– avez-vous leurs emails et pouvez-vous réaliser un EMAILING ?

– avez-vous pensé à des BANDEAUX de signature mail pour chaque membre de votre équipe ?

– votre ÉQUIPE est-elle briefée pour en parler lors des rendez-vous ou des appels téléphoniques ?

Pensez également à utiliser la COMMUNICATION de l’évènement  :

– a-t-il un CATALOGUE en ligne ou physique ?

– Propose-t-il des PARCOURS de découverte thématique ?

– Fait-il des communication sur les réseaux, la presse, etc ?

3. FAIRE VENIR vos cibles sur votre évènement

Quelle OFFRE allez-vous créer ou mettre en avant sur l’évènement qui soit ATTRACTIVE pour vos cibles ?

– une INNOVATION : Nouvelle recette, nouveau format, relooking d’un packaging

– des ÉCHANTILLONS

– des dégustations : de vos produits, de recettes faites avec vos produits, etc

– des OFFRES COMMERCIALES spéciales évènements

– des COMPLÉMENTS STRATÉGIQUES : livrets, livres blancs avec les informations marchés et produits que vous possédez

4.  Établir un PLAN DE PROSPECTION commerciale

– listing des personnes que vous voulez voir

– comment les contacter

– qui s’en charge

– quand

5. Définir l’EXPÉRIENCE CLIENT

L’évènement export est souvent le seul point de contact direct, physique, que vous aurez avec vos interlocuteurs export : il doit donc être soigné et être fidèle à ce que vous souhaitez représenter pour eux.

Vous et votre équipe devez être au diapason de l’expérience client que vous souhaitez offrir à vos visiteurs.

Mettez-vous dans la peau de vos visiteurs, et anticipez comment ils vont interpréter ce qu’ils verront, chaque étape de la rencontre doit être vécu comme un BÉNÉFICE CLIENT pour votre contact :

– « l’habit fait le moine » ! Pensez à définir un dress-code et une attitude qui représente votre entreprise. Si vous êtes plusieurs : les participants ont-ils un badge pour que les visiteurs les identifient ?

– Quel type d’accueil fait-on aux visiteurs ? Par exemple : comment le fait-on patienter si son interlocuteur est occupé ? Lui offre-t-on un café ou de l’eau ? Comment gère-t-on les visiteurs « subsidiaires » de type étudiants, fournisseurs, solliciteurs de tous bords ? Doivent-ils tous vous être présentés ? Etc

– Comment les identifie-t-on ? Avez-vous une fiche contact ? Voulez-vous louer un scanner de badge ? Votre fichier visiteur doit-il contenir un numéro de téléphone, un email ? De quelles informations avez-vous besoin pour un fichier contact qualifié ?

– Avec quels documents ou informations, échantillons produits doivent-ils repartir ?

6. Nommer un COORDINATEUR

Avoir quelqu’un qui s’occupe de valider que vous avez prévu tout ce qu’il fallait au bon déroulement est crucial.

Cette personne devra s’assurer que l’expérience client va se dérouler comme vous l’avez prévu et gérer l’organisation avec une CHECK-LIST exhaustive :  de l’agrafeuse nécessaire aux places de parkings et badges d’entrée, jusqu’à la réservation d’une cafetière ou des sacs poubelles  et des catalogues !

Elle doit être nommée explicitement et présente à chaque étape et réunion.

Pendant l’évènement : optimiser le développement commercial

Le BRIEFING avec votre équipe est très important surtout si l’évènement dure plusieurs jours

• une réunion de tous les participants le matin avant l’arrivée des visiteurs pour vérifier que tout le monde sait quel rôle il doit jouer, quels rendez-vous sont prévus, quelles informations vous cherchez, etc

• Un débriefing de la journée d’avant : qu’est-ce qui a fonctionné ? Que faut-il améliorer ou changer dans le discours, l’attitude pou la disposition du lieu ? A-ton rempli les objectifs et comment les atteindre le jour même ?

• Une vérification du lieu et de la mise en place : propreté, visibilité des produits, accessibilité des échantillons et des documents à donner

Après l’évènement international : quelles pratiques de développement commercial pour augmenter les ROI ? 

1. L’exploitation COMMERCIALE

Vous avez fait cet évènement pour vous créer des opportunités commerciales, alors ne vous en privez pas !

Vous avez des sources d’opportunités uniques pour enrichir votre méthode de prospection :

• le FICHIER CONTACTS : vos visiteurs vous ont rencontré et c’est un avantage concurrentiel si vous avez su leur proposer une expérience client pertinente et qualitative de leur point de vue. Il est extrêmement important de continuer à entretenir le lien :

– remerciement : par mail, appel téléphonique, message sur les réseaux sociaux

– envoi de catalogues, échantillons, goodies

– retours d’expériences : informations, statistiques, résultats de vos offres, produits et dégustations, anecdotes, etc

• Les INFORMATIONS STRATÉGIQUES : les informations que vous avez recueillies tout au long du salon sont des outils de prospection qui peuvent être partagées et diffusées de façon attractives pour vos cibles, brutes ou organisées en stats, infographies, livres blancs, etc et diffusées directement par téléphone ou mail ou via vos réseaux sociaux. Ces communications donneront de vous une image d’expert dans son domaine.

2. L’exploitation COMMUNICATION de l’évènement

Vous pouvez encore faire passer des messages à vos contacts, cibles et visiteurs. Tout est exploitable pour votre développement commercial : vos photos, vos anecdotes, et même l’absence de certains de vos prospects qui vous permet de reprendre contact avec eux !

3. La GESTION des résultats vs moyens engagés

Evidemment mesurer les postes de coûts et gains est essentiel dans votre démarche de commerce international.

– financiers : les coûts d’un évènement export sont multiples et souvent conséquent (échantillons, logistiques, frais déplacement, frais participation , etc)

– ressources humaines : mesurer l’efficacité et la valeur ajoutée du temps de travail à toutes les étapes et des personnes mobilisées

– la valeur des informations obtenues : pertinence stratégique, qualité et fiabilité, utilité commerciale, etc

– la valeur des contacts : stratégiques (prescripteurs) ou opportunités commerciales (décideurs), fidélisation de contacts déjà connus ou prospection de nouveaux contacts, temps de réalisation des opportunités, etc

– la notoriété de l’entreprise et de ses offres : visibilité, qualité, audiences etc

Vous pourrez tirer un bilan objectif de ces mesures puisque vous aviez défini au préalable des critères de réussite de l’évènement.

Attention : avec un évènement export il faut réaliser une évaluation à chaud, juste après l’évènement, et également à froid, 3 voire 6 mois après et jusqu’à 2 ans parfois.

Plus vos prospects sont loin de vous et plus ils auront besoin de constance et de temps pour vous faire confiance.

A leur place, que penseriez-vous de quelqu’un qui vous sollicite une fois puis disparait ?

Le développement international demande un investissement régulier et constant, persévérant.

Recensement des types d’évènements autour du commerce international.

De nombreux organismes français proposent des évènements pour favoriser le commerce international : Business France, les CCI internationales, les organisateurs de salons, les OSCI, etc . Même les chaines de grands magasins internationaux organisent des évènements qui peuvent vous intéresser !

Méthode pour choisir l’évènement export qui correspond à vos objectifs de développement international

1. CIBLER

On ne le dira jamais assez : CIBLER votre commerce international vous permet une prospection commerciale efficace

• ciblage marché
• Ciblage géographique
• Ciblage des interlocuteurs : décideurs ou prescripteurs, vos persona
• Ciblage des objectifs attendus : CA et donc potentiel de prospection nécessaire, gain en visibilité et type de relation pour y parvenir, retour d’informations sur le marché ou la concurrence ou la pertinence de vos offres

♦ Astuce : si vous ne devez vous poser qu’une seule question c’est « que souhaitez-vous obtenir en allant sur un évènement international ? »

2. S’INFORMER

Commencez par demander aux organismes et organisations export quels évènements ils organisent en agroalimentaire sur les zones que vous ciblez. Certains sont périodiques, annuels ou tous les 2 ans, d’autres sont organisés selon les besoins ou demandes des pays.

Ensuite recueillir des information sur le ou les évènements que vous envisagez :

• La périodicité : les évènements récurrents comme les salons sont annuels ou tous les 2 ans
• Le rayonnement : régional ? National ? International ?
• Les résultats antérieurs : l’évènement est-il nouveau ? en déclin ? en phase d’expansion ?
• Le programme des manifestations : quels sujets ? Quels intervenants ?
• Le visitorat : combien ? Quelles fonctions ? De quels secteurs de vente ? De quels pays d’origine ?
• Le niveau de participation : être le seul de son secteur n’est pas forcément un avantage !
• La satisfaction des participants des éditions précédentes : un bon avis vaut parfois mieux qu’une tonne de data !

3. EVALUER

En confrontant les éléments de ciblage et les informations recueillies, vous allez pouvoir évaluer précisément la pertinence de votre participation aux différents évènements de commerce international.

♦ Astuce : posez-vous la question : en quoi vous permettent-ils de réaliser vos objectifs de développement international ?

4. Établir un RATIO GAIN vs BUDGET

Participer à un évènement international est un investissement sans garantie de résultat !

Aussi mieux vaut sécuriser en établissant un rapide rapport : gains vs budget

Dans votre calcul de budget n’oubliez pas :

• les frais de participation
• Le design du stand : même un stand « calé en main » nécessite un minimum d’habillage car il est la vitrine de vos produits
• Le marketing et la prospection commerciale : comment allez-vous faire savoir que vous serez sur cet évènement à vos prospects et cibles ?
• Les coût des produits à exposer et d’échantillons à donner aux prospects (leur transport jusqu’au lieu de l’évènement ? )
• Les frais de transport, d’hébergement et de restauration des participants
• Le temps de travail du ou des participants : de la préparation au debriefing et pourquoi pas le temps de suivi nécessaire jusqu’à 6 mois après

♦ Une astuce pour réduire les coûts : pourquoi ne pas mutualiser avec d’autres entreprises ? La Gastronome Touch fait ça très bien !

Dans vos calculs de gains, sachez qu’il est extrêmement rare en agroalimentaire de prendre des commandes sur un évènement export ou de conclure directement une affaire. Donc n’oubliez pas :

• La valeur d’un fichier contacts : trouver le bon interlocuteur est une énorme part du travail de développement international. C’est votre base de développement de CA !
• L’intérêt de la relation directe : rencontrer directement les personnes est une source de lien et d’informations complémentaires, on se livre plus en face à face qu’au téléphone ou par email
• La collecte d’informations stratégiques : avec vos interlocuteurs directs, grâce aux autres participants ou aux organisations présentes vous allez collecter des informations précieuses sur le marché que vous ciblez, les attentes de vos prospects, la pertinence de vos offres et le positionnement et les pratiques de vos compétiteurs
• Le business entre participants : il est très fréquent que les échanges avec d’autres exposants ou participants vous permettent de faire du business avec eux

♦  A noter : on considère généralement que 20% à 30% de taux de transformation des prospects en client est un bon score et que les contacts export donnent desc résultats facturés entre 6 mois et 2 ans après le 1er contact, après 8 à 20 contacts avec le même prospect (rencontres, mails, appels téléphoniques, posts réseaux sociaux, etc)

5. PRIORISER

Vous ne pouvez pas tout faire à moins d’avoir des ressources humaines et financières illimitées !

Alors priorisez : un parcours de développement international se planifie en général sur 3 ans. Vous pouvez inscrire vos participations dans cette perspective pour préparer une montée en puissance.